解析企业费控症结

商洛在线
2023-06-17 16:07:15
来源：北京市科技金融促进会

不难发现，越来越多企业从单纯追求收入增长，主动有意识地探索精细化运营方式，以实现健康增长。财务渗透在企业的每一个经营管理环节中，企业所有的经营管理活动最终都会反映在财务数据上，这些数据能够暴露出企业经营管理的漏洞和薄弱环节，为防范经营风险提示预警。

(资料图片仅供参考)

企业费用类支出一般仅占企业总成本的5%-15%，在近年来一些中大型企业中上升至近25%。这部分费用的产生大部分来自于员工因公消费报销。由于很多企业仍采取传统的事后报销管控的方式来管理企业支出，报销管理就像“黑盒”，很容易产生无法真实体现准确经营数据的暗点。

过去，企业对费用类支出不够重视，如今降本增效浪潮下，费用类支出的优化迫在眉睫，财务人却“拔剑四顾心茫然了”。最近，几位管理会计围绕【企业费用管理的实际难题】向上千名费用和管理会计发起调研和讨论。

结果显示，有2/3的企业仍将报销管理等同于费用支出管理，采取事后管控方式，存在“流程和标准混乱，导致管控和统计/结算缓慢”等问题，致使企业普遍对费用支出管理缺乏掌控力，带来很多管理盲区滋生。此外，约3/4的企业虽然上了不少系统工具辅助费控，但系统间割裂各自为营不说，还不得不承担每年高额的软件维护或对接实施费用。

总结来看，大部分受调研企业正遭受同样的费控难题：“乱、慢、贵”。

合规难、单据多、数据多、账户也多

乱的背后损失的是人效

报销合规，⼀直是企业长期关注的问题。从调研中可以看出，除了报销量大外，200-2000人的企业中，企业规模越大，发票合规问题越多。要知道，一个具有6年经验的财务，审核一张票据通常也需要1分钟，审核100张发票就需完整的2小时。

具体的采访调研中发现，企业财务的人效浪费还远不止报销管理。40%受访者表示，发票、合同、单据等档案有的在线上存放，有的在线下存放，不易调取还容易弄混；50%受访者不同软件系统未打通，导致数据满天飞，需要手动归集；10%受访者提到，企业账户非常多，想实时了解账户余额还得在账户间来回穿梭...

原本每天能有至少半天时间做财务分析，由于把时间都浪费在混乱和无效的过程中，财务的人效被折损，这也是企业人力成本的极大浪费。

超支发觉晚、结算麻烦导致报表比决策晚

慢的背后损失的是老板的耐心

通过预算提前规划成本，本身是企业常规动作，也是老板最关心的一块。但之前预算超支的定义是粗线条的，比如只要月度或季度的预算在合理范围内就好。可对于很多企业来说，员工费用支付的方式日趋多样，且均由不同系统管理，费用支出流程不透明、数据相互割裂。而财务仅通过事后费控的这一传统模式，却往往推着企业走向“预算超支”的陷阱中。

调研显示，企业规模越⼤，人员越多，越难以⽤员⼯的⻆度去管控预算。那么这类企业更加需要配合事前管控，将因公消费规则批量化的植入于消费过程中，并与预算执行情况打通，从根本杜绝超支问题。

从预算管控需求来看，不论企业规模，预算编制太粗是预算管理中普遍存在的问题。规模越大的企业，支出类目和预算执行的复杂度越高，越需要及时的预算超支预警。

此外，采访过程中不难发现，由于很多企业未采取供应商统一管理和结算的方式，月结压力很大，再赶上报表数据问题、跨月结算等小状况，会导致最终报表只能呈现数据，缺乏更支出优化建议，无法赋能下一周期的预算调整决策。久而久之，也容易让老板丧失耐心。

系统没少买但利用率低对接及维护成本高

贵的背后损失的是真金白银

面对不确定环境，越来越多从单纯追求收入增长，转为开始有意识探索精细化运营方式，以实现健康增长。“硬软兼施”。以前野蛮增长时期，人员扩张快，企业硬成本外，差旅、商务宴请、补贴、市场、销售、管理等因公消费支出也多，［花多少报多少］的事后管控方式，滋生很多管理盲区。

比如，商旅行业有个公认的数据，订机票最优的价格是提前3天预订，且越接近起飞时间价格越高。在没有设置相关规则的情况下，一家中型企业至少每年多花费2百万的费用,平均每张浪费约200元。更有爆料某品牌的老板发现公司去年每月仅快递的支出就高达近80万，责令细查后，居然还发现20笔名目为同城合同寄送，但单笔快递费高达近200元的支出。

因此很多企业为了杜绝这些问题，前后买了不少费控软件，尤其是在企业内产研资源有限的情况下。调研发现，伴随企业规模越大，对用工具辅助费控的诉求越大。但大部分企业尚未做系统间的打通。

这带来的是一个个费用数据“孤岛”。同时支出款去向难溯源，难以拿到一手数据，数据的赋能作用也没有那么强，每个系统的价值也不能充分发挥。企业选择系统打通，还需要承担高额的对接实施服务费。

针对这个问题，有个受访人回答很生动，费控效果还没拿到呢，先让公司花了小百万。这也道出了很多无奈。

其实从上述的问题中不难看出，很多企业在做内部管理的时候，本身天然很多流程就是相通的，这个流程中的存在的“乱、慢、贵”的问题，完全可以通过一体化的方式整体优化，即尽可能的在一套软件里，解决流程和标准混乱，导致管控和统计/结算缓慢”等问题，还能拉通所有费控相关系统，全面沉淀数据

来源：慧财税

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